Qualitätszirkel

Ein Qualitätszirkel ist eine Gruppe von Fachleuten, die – meist unter Anleitung eines Moderators – betriebsintern Ziele, Strategien und Problemlösungen für ein Qualitätsmanagement erarbeitet.

Im QZ arbeiten Mitarbeiter aus verschiedenen Bereichen/Abteilungen, die mit der Materie befasst sind, an dem vorher mit der Geschäftsleitung abgestimmten Thema. Dazu können auch „interne Kunden“ gehören.

Die Arbeit mit Qualitätszirkeln rundet die interne und externe Qualitätssicherung ab, indem sie:

die Qualität einer Einrichtung systematisch weiterentwickelt
die Mitarbeiter in den Prozess der Qualitätssicherung mit einbezieht

Grundlagen für QZ

Geschäftsführung/Träger muss dahinter stehen
Träger gibt den Auftrag für Durchführung eines QZ, mit der Abstimmung über Ziele, Rahmenbedingungen, Prüfung und Umsetzung der Ergebnisse in die Praxis
vor Beginn der Arbeit sind Verantwortlichkeiten und Kommunikationswege zwischen Geschäftsführung und QZ festzulegen
Information aller Mitarbeiter im Haus, die sie evtl. bei der Themensuche beteiligen
Schulung für die Mitarbeiter
Mitarbeitervertretung und Pat./Bewohner sind zu informieren

Ziele von QZ

Förderung von Qualifizierung der Mitarbeiter und Erfahrungsaustausch der Teilnehmer
Ergebnisse und Prozess des QZ sollen die Produkt- und Ergebnisqualität verbessern und die Qualitätsentwicklung vorantreiben
Steigerung der Arbeitszufriedenheit
innovative Lösungen werden angestrebt

methodische Schritte

Wesentliche methodische Schritte im Qualitätszirkel sind:

eine themenbezogene Analyse der Stärken und Schwächen der zur Debatte stehenden Arbeitsbereiche
die Entwicklung von Lösungen, die die Beteiligten in eigener Regie erreichen können
die systematische Auswertung der Erfahrungen

Ergebnisse im Praxistest

Fehler, Schwachstellen und Abweichungen von der ursprünglichen Zielsetzung werden nicht unter den Tisch gekehrt, sondern identifiziert und für weitere Verbesserungen nutzbar gemacht
gefundene Lösungen im QZ müssen mit den QZ Mitgliedern in die tägliche Arbeit eingeführt werden
Ergebnisse eines QZ
sind nicht beliebig
müssen den Praxistest im schwierigen Alltag bestehen
müssen der Kritik der Kollegen und Vorgesetzten standhalten

Die Leitung evaluiert die Ergebnisse des QZ und ordnet nach einer angemessenen Erprobungsphase die Umsetzung in der gesamten Einrichtung an. Anschließend Übernahme als Standard. In bestimmten Abständen erfolgt eine Überprüfung des Standard und ggf. eine Modifikation.

Qualitätsarbeit und -entwicklung sollen zu Säulen der Unternehmenspolitik werden

Typischer Ablauf eines QZ

Problemauswahl
Ursachen ermitteln
eigene Einflussmöglichkeiten feststellen
Lösungen suchen und bewerten
Leitung informieren und ok einholen
Einführung planen
Lösungen einführen
Auswirkungen überprüfen,
Ergebnisse dokumentieren

Welche Themen eignen sich für die QZ Arbeit

Themen, die in der Einrichtung bzw. im Trägerbereich lösbar sind
Themen, die durch die Teilnehmer selbst und das direkte Leitungspersonal bearbeitet und gelöst werden können
Themen, deren Lösung kurz bis mittelfristig möglich ist

Welche Themen eignen sich nicht?
- Themen, deren Umsetzung vor der Entscheidung anderer Gremien abhängig ist
- Themen, die nur langfristig zu bearbeiten sind

QZ ergänzt Qualitätsmaßnahmen

Pflegeplanung und Hilfeplanung mit Erstbesuch, Anamnese und sorgfältige Ressourcensammlung, Dokumentation und Überprüfung der Ziele und der Zielerreichung
vollständige, korrekte, regelmäßig durchgeführte und überprüfte Pflege- bzw. Hilfedokumentation
kundenfreundliche und juristisch korrekte vertragliche Gestaltung der Außenbeziehungen, besonders der Pflege- und Unterstützungsverträge
Einsatz von adäquat qualifizierten Mitarbeitern, deren ständige Fort- und Weiterbildung, ein systematisches Personalentwicklungskonzept und die Mitarbeiterpflege
Arbeit nach Vorgaben und internen Organisationsunterlagen (Standards, Checklisten usw.), die die Sicherheit und Gleichmäßigkeit der Leistungsausführung unterstützen, ohne die notwendige Flexibilität einzuschränken
Orientierung an pflegewissenschaftlichen Parametern und am Leitbild der Organisation
Einführung eines Qualitätsmanagements, das alles Tätigkeiten der Führung auf den verschiedenen Ebenen einbezieht, die Ziele und Verantwortlichkeiten im gesamten Betrieb und in jedem einzelnen Arbeitsbereich festlegt und die entsprechenden Mittel und Methoden zur Umsetzung bereitstellt.

Wer sollte im QZ mitarbeiten

Mitarbeiter aus dem thematisierten Arbeitsbereich, aber auch des angrenzenden Arbeitsbereichs
bei Bedarf: Vertretung der direkten Leitung
je nach Thema und Ziel die MA Vertretung oder auch Betroffene und Angehörige
QZ Moderator
Größe des QZ dem Thema anpassen ca. 5-10 Personen
Teilnahme ist freiwillig aber nicht unverbindlich
Gestaltungswille und Kreativität sind gute Voraussetzungen zur Mitarbeit
nach und nach sollten alle Mitarbeiter an einem Qualitätszirkel teilgenommen haben
im QZ entfallen hierarchische Strukturen, alle QZ Teilnehmer sind gleichberechtigt

Moderation

wichtig ist eine fundierte Ausbildung zur QZ Leitung
Geschäftsleitung muss die Verantwortung für das Gelingen übernehmen
QZ Arbeit darf nicht nur einmalig sein. es muss regelmäßig und über einen längeren Zeitraum hinweg konzentriert an Themen gearbeitet werden

Technische Vorbereitung des QZ durch Moderator:
- für Sitzungsraum mit freundlicher störungsfreier Atmosphäre sorgen
- Stellwände, Flip-Charts, Projektor bereitstellen
- für ausreichend Arbeitsmaterial wie Stifte, Karten, Nadeln, Papier sorgen

Was muss ein QZ Moderator können?

über Erfahrungen in Qualitätssicherung und –entwicklung verfügen
die Arbeitsweise von Qualitätszirkeln kennen und praktisch anwenden können
in der Lage sein, inhaltliches Arbeiten und methodisches Vorgehen auseinander zuhalten
in der Lage sein, einen Gruppenprozess zu begleiten und zu steuern
eine kreative und sichere Arbeitsatmosphäre erzeugen
von den QZ Mitgliedern, der Geschäftsleitung und anderen Mitarbeitern akzeptiert sein

Regeln zur QZ Moderation

Ablaufstruktur vorgeben, Pausen einplanen
Protokollführer wählen
Kommunikationsregeln visualisieren
Methoden wie Punktbewertung, Kartenabfrage, Brainstorming, verdeckte oder offene Abfrage, Themenspeicher beherrschen und nach Bedarf einsetzen
Leitragen aufschreiben
Thema im Auge behalten, Abschweifungen vermeiden
sich selbst inhaltlich zurückhalten, nicht mitdiskutieren, ruhig und sachlich bleiben
Teilnehmende ausreden lassen (moderiert)
darauf achten, dass jeder zu Wort kommt
auf „inneren Rückzug“ von Teilnehmern achten (Körpersprache)
jeder Redebeitrag soll nur so lang sein, wie ein Streichholz brennt
Teilnehmenden Mut machen, die sich nicht recht trauen, sich zu artikulieren oder zu formulieren
darauf achten, dass jeder sich darum bemüht, zu verstehen und verstanden zu werden
Teilnehmeräußerungen nicht bewerten
Blickkontakt halten
zuhören und mit offenen Fragen nachhaken
erst informieren, dann argumentieren (lassen)
roten Faden aufzeigen; aktuellen Stand der Diskussion zusammenfassen
keine Killerargumente zulassen („das geht sowieso nicht....“)
hart am Thema arbeiten: alles was nicht zum engeren Themenbereich behört, wird nicht besprochen
keine Grundsatzdiskussion zulassen
keine Kampfabstimmung zulassen, nur Konsensentscheidungen zulassen
Ergebnisse schriftlich fixieren
Kurzprotokolle an Teilnehmer bis zur nächsten Sitzung aushändigen

siehe auch:

verschiedenste themenzentrierte Fortbildungen, Team-Fortbildung, Pflegequalität, Qualitätssicherung, externe Supervision, interne Supervision

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