Sitzung

Die Besprechungsorganisation, die Vorbereitung und Leitung von Teamsitzungen, Meetings oder ähnlich genannten Treffen am Arbeitsplatz ist eine Aufgabe von Stationsleitungen und PDL.

Die Durchführung von Besprechungen, Sitzungen oder Treffen sind eine Sonderform der Gesprächsführung, weil hier in der Regel eine größere Zahl Beteiligter zu berücksichtigen ist. Vorausgesetzt wird hier, dass eine thematische Festlegung für das Meeting und den Teilnehmerkreis erfolgt ist und es sich nicht um ein informelles geselliges Beisammensein handeln soll.

Wichtige Unterthemen der Besprechungsorganisation sind dabei:

• Tagesordnung und Einladung (Die Abkürzung TOP steht für die Tagesordnungspunkte)
• Vorbereitung des Sitzungsraums und der Sitzung
• Zielorientierte Gesprächsführung, Geschäftsordnung/Gesprächsregeln
• Verhalten der Sitzungsteilnehmer
• Präsentation von Vorlagen u. ä.
• Reihenfolge der Gesprächsbeteiligung, organisatorische Gesprächsleitung
• Der Zeitwächter, zeitl. Begrenzung von Beiträgen
• Zielvereinbarungen, Vertagung, Protokollierung (auch: Unterschied von Verlaufs- und Ergebnisprotokoll)
• Folgetreffen, Arbeitsgruppen, Delegation von Aufgaben

Sitzungsvorbereitung

Die Sitzungsvorbereitung umfasst bei der jeweiligen Leitungsperson eine Überlegung über die zu behandelnden Themen und deren sinnvolle Reihenfolge. Welche Informationen müssen die SitzungsteilnehmerInnen dafür vor oder bei der Sitzung dazu erhalten? Sind dafür technische Vorbereitungen erforderlich (Kopien, Beamer, Referent, Metaplankoffer u. ä.)

Mehr organisatorisch ausgerichtet sind die Festlegung des Sitzungszeitraums und des -ortes. Unmittelbar vor der Sitzung ist dafür zu sorgen, dass der Sitzungsraum geeignet hergerichtet ist (Schreibflächen, Anzahl der Stühle, Klimatisierung, Beleuchtung).

Die Dauer einer Sitzung ist immer begrenzt. Die einfachste Hürde, die jede Diskussion beendet, ist letztlich die Konzentrationsfähigkeit der Beteilgten. Es kann deshalb durchaus Sinn machen, schon bei der Vorbereitung zu kalkulieren, wie viel Minuten Zeit die einzelnen Tagesordnungspunkte und ihre Diskussion mindestens dauern und evtl. auch, nach wieviel Zeitaufwand eine Vertagung des Punktes sinnvoll sein kann.

Siehe auch

• Aktives Zuhören
• Fortbildung
• Kommunikation
• Übergabe-Besprechung
• Das Vier-Ohren-Modell des Empfängers einer Mitteilung nach Friedemann Schulz von Thun

Weblinks

• Oh Gott, schon wieder ein Meeting! Bei spiegel.de (ohne Autorenangabe) vom 13. August 2010
• Stewart Mader: Sechs effektive (und richtig coole) Wege zu kurzen, konzentrierten und sachlichen Meetings (bei seibert-media.net)
• Beispiele für Textbausteine für die Protokollierung von Sitzungen. (Institut für Internationale Kommunikation Düsseldorf)